Estas são as dicas que o ajudarão a tornar as suas reuniões online ainda mais produtivas

De repente as reuniões online através do Teams ou Zoom passaram a fazer parte do nosso dia-a-dia, sendo ferramentas sem as quais não podemos viver em trabalho remoto. Mas sabe como pode tornar as suas reuniões online mais produtivas e eficientes? A SISQUAL juntou 10 dicas que o poderão ajudar:

1. Teste o seu equipamento com antecedência

Será importante testar se o seu equipamento, a câmera, o microfone e ligação à internet estão a funcionar corretamente, de forma a não haver interrupções e para que tudo corra como previsto e dentro dos tempos estabelecidos.

2. Minimize distrações

Sabemos que em trabalho remoto há muitas condicionantes que fogem ao nosso controlo e que facilmente se tornam numa distração, e em certa medida já todos nos acostumamos um pouco a ouvir o barulho de fundo de familiares, crianças ou até mesmo animais de estimação quando menos se espera. Para os evitar, certifique-se de que se encontra numa divisão fechada da casa, com boas condições de iluminação e sem gadgets ou aparelhos eletrónicos que possam causar-lhe distrações a si ou a quem está na reunião. Adicionalmente, recomendamos que use auscultadores, como forma de manter a reunião privada e assegurar uma comunicação clara.

3. Seja pontual

Como passamos a vida a saltar de reunião em reunião, é natural perder-se noção do tempo. Coloque lembretes para as suas reuniões a 15, 10 e 5 minutos antes se necessário, de forma a que não passe despercebida mesmo estando envolvido noutra antes dessa. Tenha o cuidado de entrar na mesma alguns minutos antes do seu início, dando espaço para uma simples conversa informal sobre assuntos triviais, deixando todos os envolvidos à vontade antes de “colocar as mãos na massa”.

4. Siga as normas de etiqueta de reuniões online

O mute é regra de ouro nas reuniões online, exceto quando a nossa participação ativa se faz necessária. Isto toma maior importância se estiver num ambiente mais ruidoso, que poderá interferir com a apresentação ou troca de ideias. Assim, deverá silenciar o seu microfone aquando da sua entrada numa reunião, especialmente se está já tiver sido iniciada sem a sua presença, e sempre que não o esteja a utilizar, evitando distrações desnecessárias para todos. Sempre que necessário e queira participar ou colocar alguma questão, recorra ao “levantar a mão”, feature que a maior parte das ferramentas de videochamadas em grupo já possuem, e aguarde pela sua vez. Quando estiver a marcar reuniões deverá ter o cuidado de garantir que não são agendadas durante a hora de almoço dos colaboradores ou fora do horário de trabalho. Isto é particularmente verdade quando se trata de equipas com fusos horários diferentes entre si.

5. Evite o multitasking

Dica que em parte está relacionada com a anterior, na medida em que ao ceder ao multitasking está a reduzir significativamente a sua atenção na reunião onde se encontra presente e, consequentemente, desvaloriza o trabalho de quem está envolvido na mesma, ao mesmo tempo que cria distrações a quem está presente (com o barulho do teclado, por exemplo). Foque-se no desenrolar da reunião, dando a devida atenção a quem colocou tempo e empenho na mesma.

6. Estabeleça uma ordem de trabalhos clara e bem comunicada

Não realize reuniões sem uma noção clara da ordem de trabalhos por parte de todos os participantes. Reuniões sem propósito/objetivo ou onde algum dos participantes não está bem dentro do assunto podem frequentemente levar a confusão e tempo desperdiçado. Prepare-se para a reunião e certifique-se de que todos os participantes estão a par de tudo, fazendo um pequeno briefing com pontos-chave a quem seja necessário. Torne as coisas fáceis e percetíveis para todos, preparando uma ordem de trabalhos a ser enviada, preferencialmente, antes da reunião (o ideal é seguir com o convite para a mesma, por e-mail). Inclua com todas as questões-chave a serem discutidas, classificando-as por ondem de urgência/importância, e mencione o papel esperado de todos os envolvidos.

7. Nomeie um moderador

Uma reunião onde alguém está encarregue de a controlar e manter dentro do caminho a seguir é fator crítico de sucesso da mesma. Não havendo esse agente, é quase certo que possa haver um desvio do assunto que realmente interessa. As reuniões mais produtivas são aquelas que vão diretamente ao cerne da questão, que deverá ser o objetivo em mente do moderador.

8. Termine com próximos passos

Uma forma certeira de alinhar os participantes é terminar as reuniões com um apanhado do que foi deliberado/discutido, estipulando tarefas futuras:

• Deliverables e próximos passos;
• Quem fica responsável pelo acompanhamento de cada item/tarefa.
• Quando é que os deliverables devem ser entregues;
• Quando se segue a próxima reunião ou follow-up.

9. Mantenha as reuniões curtas

Bastam 30 minutos de uma reunião virtual para que o cérebro registe sinais de fadiga, foi a conclusão de estudo realizado pela Microsoft, “O Futuro do Trabalho”, realizado no ano passado com mais de dois mil profissionais dos EUA, Reino Unido, Alemanha, Itália, México e China. O mesmo estudo aponta que um período superior a 2 horas em videoconferência é suficiente para levar os colaboradores a um estado de stress. Assim, é benefício agendar reuniões mais curtas, mas ao mesmo tempo mais objetivas. Estipule uma hora de início e de fim e respeite os horários estabelecidos, de forma a que todos os colaboradores consigam gerir a sua agenda profissional.

10. Crie grupos pequenos

Crie o grupo certo para a reunião. Convide apenas os membros da equipa que efetivamente estejam envolvidos nos projetos a ser tratados na mesma. Desta forma não há desperdícios de tempo, e os colaboradores que poderiam estar a ser produtivos noutra tarefa não ficam “presos”.

Perante o cenário mundial que vivemos atualmente, onde a pandemia do novo coronavírus ainda está bastante presente que faz do isolamento social um “mal” necessário, é cada vez mais normal que as reuniões sejam levadas a cabo de forma não presencial. Quanto mais rapidamente a sua equipa se adaptar a práticas que tornam as reuniões virtuais mais produtivas, mais competitiva se tornará a sua empresa. Por fim, e como complemento a este artigo, recomendamos que leia o conteúdo no qual explicamos como se manter produtivo e motivado em regime de remote work. Não hesite em contactar-nos se precisar de ajuda a gerir a sua equipa.