Oto wskazówki, które pomogą Ci zwiększyć produktywność spotkań online

Nagle spotkania online za pośrednictwem Teams lub Zoom stały się częścią naszego codziennego życia, będąc narzędziami, bez których nie możemy żyć w pracy zdalnej. Ale czy wiesz, jak możesz zwiększyć produktywność i efektywność spotkań online? SISQUAL zebrał 10 wskazówek, które mogą Ci pomóc:

1. Przetestuj swój sprzęt z wyprzedzeniem

Ważne jest, aby sprawdzić, czy Twój sprzęt, kamera, mikrofon i połączenie internetowe działają prawidłowo, aby nie było przerw i wszystko przebiegało zgodnie z planem i w ustalonym czasie.

     2.   Zminimalizuj czynniki rozpraszające

Wiemy, że podczas pracy zdalnej istnieje wiele ograniczeń, na które nie mamy wpływu, które łatwo stają się rozpraszające. Do pewnego stopnia wszyscy przyzwyczailiśmy się trochę słyszeć hałas w tle członków rodziny, dzieci, a nawet zwierząt domowych, kiedy najmniej się tego spodziewasz. Aby ich uniknąć, upewnij się, że znajdujesz się w zamkniętym pomieszczeniu w domu, z dobrym oświetleniem i bez gadżetów lub urządzeń elektronicznych, które mogłyby rozpraszać Ciebie lub uczestników spotkania. Dodatkowo zalecamy używanie słuchawek, aby zachować prywatność spotkania i zapewnić jasną komunikację.

      3. Bądź punktualny 

Ponieważ spędzamy dużo czasu, skacząc ze spotkania na spotkanie, to naturalne, że tracimy poczucie czasu. Ustaw przypomnienia o spotkaniach na 15, 10 i 5 minut wcześniej, jeśli to konieczne, aby nie przegapić tego, nawet jeśli jesteś zaangażowany w inne spotkanie przed tym. Postaraj się wejść na spotkanie kilka minut przed jego rozpoczęciem, aby mieć trochę czasu na prostą, nieformalną rozmowę o błahych sprawach, dając wszystkim uczestnikom swobodę przed „zabraniem się do pracy”.

      4. Przestrzegaj zasad etykiety spotkań online

Wyciszenie mikrofonu to złota zasada w spotkaniach online, z wyjątkiem sytuacji, gdy wymagany jest nasz aktywny udział. Ma to ogromne znaczenie, jeśli znajdujesz się w hałaśliwym otoczeniu, które może przeszkadzać w prezentacji lub wymianie pomysłów. Dlatego podczas wchodzenia na spotkanie należy wyciszyć mikrofon, zwłaszcza jeśli rozpoczęło się ono już bez Twojej obecności i kiedy go nie używasz, unikając niepotrzebnego rozpraszania wszystkich. Zawsze, gdy chcesz wziąć udział lub zadać pytanie, użyj funkcji „podnieś rękę”, która jest już dostępna w większości narzędzi do grupowych rozmów wideo, i poczekaj na swoją kolej. Planując spotkania, upewnij się, że nie są zaplanowane w godzinach lunchu pracowników lub poza godzinami pracy. Jest to szczególnie ważne, jeśli chodzi o zespoły o różnych strefach czasowych.

      5. Unikaj wielozadaniowości

Wskazówka, która jest częściowo związana z poprzednią, ponieważ oddając się wielozadaniowości znacznie zmniejszasz swoją uwagę na spotkaniu, w którym uczestniczysz, a w konsekwencji dewaluujesz pracę osób w nią zaangażowanych, jednocześnie rozpraszając obecnych (poprzez na przykład hałas klawiatury). Skoncentruj się na spotkaniu, zwracając należytą uwagę na tych, którzy włożyli w nie czas i wysiłek.

        6. Ustal jasny i dobrze zakomunikowany program

Unikaj organizowania spotkań bez jasnego zrozumienia porządku obrad przez wszystkich uczestników. Spotkania bez powodu/ celu lub takie, w których którykolwiek z uczestników nie jest dobrze zaznajomiony z tematem, często prowadzą do nieporozumień i straty czasu. Przygotuj się do spotkania i upewnij się, że wszyscy uczestnicy są obecni, udzielając każdemu krótkiej odprawy zawierającej kluczowe punkty, jeśli zajdzie taka potrzeba. Spraw, aby wszystko było łatwe i zrozumiałe dla wszystkich, przygotowując agendę, która zostanie wysłana najlepiej przed spotkaniem (najlepiej z zaproszeniem na spotkanie e-mailem). Uwzględnij wszystkie kluczowe kwestie do omówienia, uszereguj je według pilności / ważności i wspomnij o oczekiwanej roli wszystkich zaangażowanych.

      7. Wyznacz moderatora

Spotkanie, w którym ktoś jest odpowiedzialny za kontrolowanie go i śledzenie przebiegu, ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Bez takiego agenta jest prawie pewne, że można odejść od tematu, który naprawdę ma znaczenie. Najbardziej produktywne spotkania to te, które trafiają bezpośrednio w sedno sprawy, która powinna być celem, na który zapowiada się moderator.

          8. Zakończ to następnymi krokami:

Pewnym sposobem na podsumowanie  jest zakończenie spotkań przeglądem tego, co zostało omówione / ustalone, określając przyszłe zadania:

– Elementy omówione i kolejne kroki.- Kto jest odpowiedzialny za monitorowanie każdego elementu / zadania.

– Kiedy należny się spodziewać efektów.

– Kiedy nastąpi następne spotkanie.

       9. Utrzymuj krótkie spotkania

Zaledwie 30 minut wirtualnego spotkania wystarczy, aby mózg zarejestrował oznaki zmęczenia, podsumowuje badanie przeprowadzone przez firmę Microsoft „„Przyszłość pracy—dobre, trudne i nieznane”,  przeprowadzone w zeszłym roku z ponad dwoma tysiącami specjalistów z USA, Wielkiej Brytanii, Niemiec, Włoch, Meksyku i Chin. To samo badanie wskazuje, że czas trwania wideokonferencji dłuższy niż 2 godziny wystarczy, aby wprowadzić pracowników w stan stresu. Dlatego warto zaplanować krótsze, ale jednocześnie bardziej obiektywne spotkania. Ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia i trzymaj się go, aby wszyscy pracownicy mogli zarządzać swoim zawodowym programem.

     10. Twórz małe grupy

Utwórz odpowiednią grupę na spotkanie. Zaproś tylko tych członków zespołu, którzy są faktycznie zaangażowani w projektach, które będą omawiane na spotkaniu. W ten sposób nie marnujemy czasu, a pracownicy, którzy mogliby być produktywni przy innym zadaniu, nie „utknęli”.

W obecnym globalnym scenariuszu, w którym pandemia nowego koronawirusa jest nadal bardzo obecna, czyniąc izolację społeczną koniecznym „złem”, coraz bardziej normalne staje się prowadzenie spotkań w sposób „nieobecny”. Im szybciej Twój zespół dostosuje się do praktyk, które zwiększają produktywność wirtualnych spotkań, tym bardziej konkurencyjna stanie się Twoja firma. Na koniec, jako uzupełnienie tego artykułu, zalecamy przeczytanie artykułu, w którym wyjaśniamy,  jak zachować produktywność i motywację do pracy zdalnej. Nie wahaj się i skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy w zarządzaniu zespołem.