Consejos para hacer que sus reuniones «online» sean más efectivas

De repente, las reuniones online a través de Teams o Zoom se han convertido en parte de nuestra vida diaria, siendo herramientas sin las cuales no podemos vivir en el trabajo remoto. Pero, ¿sabe cómo puede hacer que sus reuniones en línea sean más productivas y eficientes? SISQUAL ha reunido 10 consejos que pueden ayudarlo:

1. Pruebe su equipo con anticipación

Es importante comprobar si tu equipo, cámara, micrófono y conexión a internet están funcionando correctamente, para que no haya interrupciones y que todo salga según lo previsto y dentro de los tiempos establecidos.

2. Minimiza las distracciones

Sabemos que durante el trabajo remoto existen muchas limitaciones fuera de nuestro control que fácilmente se convierten en una distracción. Hasta cierto punto, todos nos hemos acostumbrado un poco a escuchar el ruido de fondo de los miembros de la familia, los niños o incluso las mascotas cuando menos lo esperas. Para evitarlos, asegúrate de estar en una habitación cerrada de la casa, con buenas condiciones de iluminación y sin aparatos o dispositivos electrónicos que puedan distraerte a ti oa los asistentes a la reunión. Además, recomendamos el uso de auriculares como una forma de mantener la privacidad de la reunión y garantizar una comunicación clara.

3. Sea punctual

Como pasamos mucho tiempo saltando de una reunión a otra, es natural perder la noción del tiempo. Establezca recordatorios para sus reuniones 15, 10 y 5 minutos antes si es necesario, para que no se lo pierda incluso si está involucrado en otra antes de esa. Tenga cuidado de ingresar a la reunión unos minutos antes de que comience, dejando espacio para una simple charla informal sobre asuntos triviales, que tranquilice a todos los involucrados antes de «ponerse manos a la obra».

4. Siga las reglas de etiqueta de las reuniones en línea

El silencio es la regla de oro en las reuniones online, excepto cuando se requiera nuestra participación activa. Esto adquiere mayor importancia si se encuentra en un entorno ruidoso que pueda interferir con la presentación o el intercambio de ideas. Por lo tanto, debe silenciar su micrófono al ingresar a una reunión, especialmente si ya comenzó sin su presencia, y siempre que no lo esté usando, evitando distracciones innecesarias para todos. Siempre que necesite participar o hacer una pregunta, use la función «levante la mano» que la mayoría de las herramientas de videollamadas grupales ya tienen y espere su turno. Cuando programe reuniones, asegúrese de que no se programen durante el horario de almuerzo de los empleados o fuera del horario de trabajo. Esto es particularmente cierto cuando se trata de equipos con diferentes zonas horarias.

5. Evite la multitarea

Tip que está relacionado en parte con el anterior, pues al dar en multitarea estás reduciendo significativamente tu atención en la reunión a la que estás asistiendo y, en consecuencia, devalúas el trabajo de los involucrados en ella, al tiempo que creas distracciones para los presentes (con el ruido del teclado, por ejemplo). Concéntrese en la reunión, prestando la debida atención a aquellos que le han dedicado tiempo y esfuerzo.

6. Establecer una agenda clara y bien comunicada

Evite realizar reuniones sin un sentido claro de la agenda de todos los participantes. Las reuniones sin propósito / objetivo o en las que alguno de los participantes no está muy familiarizado con el tema a menudo pueden generar confusión y pérdida de tiempo. Prepárese para la reunión y asegúrese de que todos los participantes lo estén dando una breve sesión informativa con los puntos clave para cualquier persona si es necesario. Haga las cosas fáciles y comprensibles para todos preparando una agenda que se enviará preferiblemente antes de la reunión (idealmente con la invitación a la reunión por correo electrónico). Incluya todos los temas clave que se discutirán, clasifíquelos por urgencia / importancia y mencione el rol esperado de todos los involucrados.

7. Designar un moderador

Una reunión en la que alguien esté a cargo de controlarlo y mantenerlo encaminado es fundamental para su éxito. Sin tal agente, es casi seguro que puede haber un desvío del tema que realmente importa. Las reuniones más productivas son aquellas que van directamente al meollo del asunto, que debe ser el objetivo en mente del moderador.

8. Termine con los siguientes pasos

Una forma segura de alinear a los participantes es finalizar las reuniones con una descripción general de lo que se deliberó / discutió, estipulando las tareas futuras:

– Entregables y próximos pasos.

– Quién es el responsable del seguimiento de cada elemento / tarea.

– Cuándo vencen los entregables.

– Cuando sigue la próxima reunión o seguimiento.

9. Mantenga las reuniones breves

Solo 30 minutos de una reunión virtual son suficientes para que el cerebro registre signos de fatiga, fue la conclusión de un estudio realizado por Microsoft, «El futuro del trabajo: lo bueno, lo desafiante y lo desconocido», realizado el año pasado con más de dos mil profesionales de Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Italia, México y China. El mismo estudio señala que un período de más de 2 horas en videoconferencia es suficiente para llevar a los empleados a un estado de estrés. Por lo tanto, debe programar reuniones más cortas, pero al mismo tiempo más objetivas. Establezca una hora de inicio y finalización y cúmplala para que todos los empleados puedan gestionar su agenda profesional.

10. Crea grupos pequeños

Cree el grupo adecuado para la reunión. Invite solo a los miembros del equipo que estén realmente involucrados en los proyectos que se abordarán en la reunión. De esta forma, no se pierde tiempo y los empleados que podrían ser productivos en otra tarea no se «atascan».

En el escenario global actual, donde la pandemia del nuevo coronavirus sigue muy presente, haciendo del aislamiento social un «mal» necesario, cada vez es más normal que los encuentros se realicen de forma no presencial. Cuanto más rápido se adapte su equipo a las prácticas que hacen que las reuniones virtuales sean más productivas, más competitiva se volverá su empresa. Por último, y como complemento a este artículo, te recomendamos leer el artículo en el que te explicamos cómo mantenerte productivo y motivado en el trabajo a distancia. No dude en contactarnos si necesita ayuda para administrar su equipo.