Estas são as dicas que o ajudarão a tornar suas reuniões on-line ainda mais produtivas

De repente, as reuniões on-line via Equipes ou Zoom tornaram-se parte de nossa vida diária, sendo ferramentas sem as quais não podemos viver em trabalho remoto. Mas você sabe como você pode tornar suas reuniões on-line mais produtivas e eficientes? SISQUAL reuniu 10 dicas que podem ajudar você:

Teste seu equipamento com antecedência
É importante verificar se seu equipamento, câmera, microfone e conexão de Internet estão funcionando corretamente, para que não haja interrupções e que tudo corra conforme planejado e dentro dos tempos estabelecidos.

Minimize as distrações
Sabemos que durante o trabalho remoto há muitas restrições além de nosso controle que facilmente se tornam uma distração. Até certo ponto, todos nós nos acostumamos um pouco a ouvir o barulho de fundo dos membros da família, crianças ou mesmo animais de estimação quando menos se espera. Para evitá-los, certifique-se de estar em uma sala fechada na casa, com boas condições de iluminação e sem engenhocas ou dispositivos eletrônicos que possam causar distrações para você ou para aqueles que estão na reunião. Além disso, recomendamos usar fones de ouvido como forma de manter a reunião privada e garantir uma comunicação clara.

Seja pontual
Como passamos muito tempo pulando de reunião em reunião, é natural que percamos a noção do tempo. Marque lembretes para suas reuniões com 15, 10 e 5 minutos de antecedência, se necessário, para que você não perca o tempo mesmo se estiver envolvido em outra antes daquela. Tenha cuidado para entrar na reunião alguns minutos antes do início, abrindo espaço para uma simples conversa informal sobre assuntos triviais, colocando todos os envolvidos à vontade antes de “ir direto ao assunto”.

Siga as regras de etiqueta das reuniões on-line
O mudo é a regra de ouro nas reuniões on-line, exceto quando nossa participação ativa é necessária. Isto assume maior importância se você estiver em um ambiente ruidoso que possa interferir na apresentação ou troca de idéias. Portanto, você deve silenciar seu microfone ao entrar numa reunião, especialmente se ele já começou sem sua presença, e sempre que não estiver usando-o, evitando distrações desnecessárias para todos. Sempre que precisar participar ou fazer uma pergunta, use o recurso “levante a mão” que a maioria das ferramentas de videochamada em grupo já possui, e aguarde sua vez. Ao agendar reuniões, certifique-se de que elas não sejam agendadas durante o horário de almoço dos funcionários ou fora do horário de trabalho. Isto é particularmente verdadeiro quando se trata de equipes com fusos horários diferentes.

Evite o multitarefa
Dica em parte relacionada à anterior, pois ao ceder em multitarefas você está reduzindo significativamente sua atenção na reunião em que está participando e, consequentemente, desvaloriza o trabalho dos envolvidos, ao mesmo tempo em que cria distrações para os presentes (com o ruído do teclado, por exemplo). Concentre-se na reunião, dando a devida atenção àqueles que investiram tempo e esforço nela.

Estabelecer uma agenda clara e bem comunicada
Evite a realização de reuniões sem um claro sentido da agenda por parte de todos os participantes. Reuniões sem propósito/objetivo ou onde qualquer um dos participantes não esteja bem informado sobre o assunto podem muitas vezes levar a confusão e a perda de tempo. Prepare-se para a reunião e certifique-se de que todos os participantes estejam, dando um breve briefing com pontos-chave a qualquer pessoa, se necessário. Tornar as coisas fáceis e compreensíveis para todos preparando uma agenda a ser enviada de preferência antes da reunião (de preferência com o convite para a reunião por e-mail). Incluir todos os assuntos-chave a serem discutidos, classificando-os por urgência/importância, e mencionar o papel esperado de todos os envolvidos.

Nomear um moderador
Uma reunião onde alguém está encarregado de controlá-lo e mantê-lo no caminho certo é fundamental para seu sucesso. Sem tal agente, é quase certo que pode haver um desvio do assunto que realmente importa. As reuniões mais produtivas são aquelas que vão diretamente ao cerne da questão, o que deveria ser o objetivo em mente do moderador.

Terminar com os próximos passos
Uma maneira segura de alinhar os participantes é encerrar as reuniões com uma visão geral do que foi deliberado/discutido, estipulando tarefas futuras:

– Deliverables e próximos passos.

– Quem é responsável pelo acompanhamento de cada item/tarefa.

– Quando os entregáveis são devidos.

– Quando a próxima reunião ou acompanhamento se seguirá.

Mantenha as reuniões breves
Apenas 30 minutos de uma reunião virtual é suficiente para o cérebro registrar sinais de fadiga, foi a conclusão de um estudo conduzido pela Microsoft, “O futuro do trabalho – o bom, o desafiador e o desconhecido”, realizado no ano passado com mais de dois mil profissionais dos EUA, Reino Unido, Alemanha, Itália, México e China. O mesmo estudo aponta que um período superior a 2 horas em videoconferência é suficiente para levar os funcionários a um estado de estresse. Assim, você deve agendar reuniões mais curtas, mas ao mesmo tempo mais objetivas. Defina uma hora de início e fim e mantenha-se fiel a ela, para que todos os funcionários possam administrar sua agenda profissional.

Criar pequenos grupos
Criar o grupo certo para a reunião. Convidar apenas os membros da equipe que estão realmente envolvidos nos projetos a serem abordados na reunião. Desta forma, não se perde tempo e os funcionários que poderiam ser produtivos em outra tarefa não ficam “presos”.

No atual cenário global, onde a pandemia do novo coronavírus ainda está muito presente, tornando o isolamento social um “mal” necessário, está se tornando cada vez mais normal que as reuniões sejam conduzidas de forma não presencial. Quanto mais rápido sua equipe se adaptar às práticas que tornam as reuniões virtuais mais produtivas, mais competitiva sua empresa se tornará. Finalmente, e como complemento a este artigo, recomendamos que você leia o artigo no qual explicamos como se manter produtivo e motivado no trabalho remoto. Não hesite em entrar em contato conosco se precisar de ajuda para gerenciar sua equipe.