Portal do colaborador vs e-mail, quem ganha?

É ousado dizer que tudo mudou em apenas alguns dias e que amanhã será provavelmente muito diferente do que escrevemos hoje, mas é a realidade. Temos dois axiomas claros dentro do mundo empresarial:

1. A transformação digital e cultural dentro das empresas está a decorrer a um ritmo frenético;
2. As produtividades precisam de ser bastante melhoradas para serem mais eficazes e eficientes e, portanto, competitivas no mercado (também gostaria de aglutinar estas linhas às administrações públicas, mas bem, a verdade é que soa impossível).

Neste post gostaria de falar sobre comunicação.

Os portais de colaboradores, até agora, têm sido um instrumento de comunicação unidirecional entre empresa e colaborador. Ou seja, era um espaço (geralmente pouco elaborado e sem design excessivo) onde recebem a folha de pagamentos, o calendário de trabalho e pouco mais. Geralmente, o colaborador tem uma palavra-passe dentro do website da empresa e acede a partir daí.

O atual quadro de pandemia marcou a necessidade de gerar novas formas de comunicação entre colaborador e empresa, sendo necessária a comunicação bidirecional. O colaborador já não recebe apenas os mesmos produtos, mas pode e deve interagir com a empresa para:

• Propor alterações aos seus horários, trocando-os com os seus colegas;
• Fazer upload de uma baixa por doença;
• Fazer upload das suas despesas;
• Gerar horários diários;
• Falar de uma forma mais direta com gestores diretos que estão longe do seu dia a dia;
• Receber formação online;
• E muito mais…!

O teletrabalho veio para ficar e o desenvolvimento de dias de trabalho híbridos (parte da semana em casa e outra parte no escritório) já é uma realidade. Por conseguinte, os portais do colaborador tornaram-se o melhor instrumento de comunicação da empresa.

Falemos agora sobre o e-mail. Tenho a impressão de que se tornou ou está a tornar-se algo obsoleto. Tradicionalmente recebíamos todos os ficheiros por este meio, fazendo com que a nossa caixa de entrada esteja sempre cheia, tendo sérias complicações quando se trata de gerir o seu tráfego. O correio deixou de ser um elemento de comunicação global para passar a ser pouco mais do que a agenda do calendário das nossas reuniões. A minha declaração é um pouco contundente, eu sei, mas internamente e externamente cada vez mais se usam ferramentas como o Teams ou Google Meet, CRMs, ERPs de alto desempenho, Zoom, etc … que fazem forte concorrência ao email. É verdade que ainda usamos o e-mail quando queremos que a nossa comunicação seja mais oficial, quer seja um cliente interno ou externo, mas também é verdade que até mesmo uma mensagem via whatsapp tem a mesma validade que um e-mail. Isto leva-me a pensar que tenho a impressão de que o e-mail não está a atravessar o seu melhor momento.

No passado, costumávamos olhar para a nossa caixa de entrada preocupados se não tínhamos e-mails, podendo até pensar que o sistema estava em baixo. Atualmente, se não há x chats abertos no Teams, pensamos a mesma coisa.

Não há muitos anos, o portal do colaborador  era quase inexistente e agora está ao mesmo nível de um email. O portal do colaborador é um veículo para aumentar o bem-estar ou a qualidade de vida do colaborador em tempos de necessidade de produtividade e de filiação aos valores da empresa.

O e-mail tem muitos concorrentes em várias frentes que conseguiram ser mais ágeis, produtivos e que permitem facilitar a experiência do utilizador, tornando-a menos fria.

Em suma, o tempo voa, mesmo para o email.