Portale pracownicze vs e-mail, kto wygrywa?
Można śmiało powiedzieć, że wszystko zmieniło się w ciągu zaledwie kilku dni i że jutro prawdopodobnie będzie się bardzo różnić od tego, co piszemy dzisiaj, ale taka jest rzeczywistość. W świecie biznesu mamy dwa jasne aksjomaty:
- Transformacja cyfrowa i kulturowa w firmach przebiega w szalonym tempie.
- Produktywność musi zostać znacznie poprawiona, aby firma była bardziej efektywna i wydajna, a tym samym konkurencyjna na rynku. (Chciałbym również uwzględnić administrację publiczną w tym miejscu, ale cóż, brzmi to niemożliwe).
W tym poście chciałbym porozmawiać o komunikacji.
Do tej pory portale pracownicze były jednostronnym narzędziem komunikacji pomiędzy firmą a pracownikiem. To znaczy, że była to przestrzeń (generalnie niezbyt rozbudowana i bez przesadnego wystroju), w której pracownicy otrzymują paski płacowe, grafik pracy i niewiele więcej. Zasadniczo pracownik ma hasło na stronie internetowej firmy i uzyskuje do niego dostęp.
Obecne ramy pandemii wskazały na potrzebę stworzenia nowych sposobów komunikacji między pracownikami a firmami, co sprawia, że komunikacja dwukierunkowa jest konieczna. Pracownik nie otrzymuje już tylko tych samych produktów, ale może i musi wchodzić w interakcję z firmą w celu np.:
- Propozycji zmian w harmonogramach, a także możliwości zamiany nimi z kolegami
- Przesłania zwolnienia lekarskiego
- Przesłania wydatków
- Rejestracji czasu pracy
- Możliwości rozmowy bardziej bezpośrednio z menedżerami
- Udziału w szkoleniu online
- Itp…
Praca zdalna jest tu na dłużej, a rozwój hybrydowych dni roboczych (część tygodnia w domu, a część w biurze) jest już rzeczywistością. Dlatego portale pracownicze stały się najlepszym narzędziem komunikacji w firmie.
A teraz porozmawiajmy o e-mailu. Mam wrażenie, że ta forma komunikacji stała się lub staje się nieco przestarzała. Tradycyjnie otrzymywaliśmy wszystkie pliki w ten sposób, dzięki czemu nasza skrzynka odbiorcza była zawsze pełna i sprawiała poważne kłopoty, jeśli chodzi o zarządzanie. Poczta elektroniczna przestała być elementem globalnej komunikacji i stała się niewiele więcej niż kalendarzem naszych spotkań. Wiem, że moje stwierdzenie jest nieco dosadne, ale z każdym dniem wewnętrznie i zewnętrznie coraz więcej narzędzi, takich jak Teams czy Odoo, wydajne ERP, Zoom itp. sprawia, że te narzędzia stają się silną konkurencją dla e-maili. Prawdą jest, że nadal używamy poczty elektronicznej, gdy chcemy, aby nasza komunikacja była bardziej oficjalna, niezależnie od tego, czy jest to klient wewnętrzny, czy zewnętrzny, ale prawdą jest również to, że nawet wiadomość WhatsUp ma taką samą ważność jak wiadomość e-mail. To prowadzi mnie do wniosku, że dla poczty elektronicznej nie jest to najlepszy moment.
Kiedy nie mieliśmy nowych e-maili, z niepokojem patrzyliśmy na skrzynkę odbiorczą i pewnie nawet od razu mogliśmy pomyśleć, że system nie działa. Teraz, jeśli nie ma otwartych czatów x w aplikacji Teams, myślimy o tym samym.
Jeszcze nie tak dawno portal pracowniczy prawie nie istniał, a teraz sprawdza się na tym samym poziomie, co e-mail. Portal pracowniczy to narzędzie służące poprawie samopoczucia lub jakości życia pracownika w czasach potrzeby zwiększenia produktywności i przywiązania do wartości firmy.
Poczta e-mail ma wielu konkurentów na wielu frontach, którym udało się być bardziej zwinnym, produktywnym i sprawić, że korzystanie z innych narzędzi stało się łatwiejsze i mniej „zimne”.
Zresztą czas mija, nawet na e-maile.