Nos últimos anos, a digitalização dos Recursos Humanos consolidou-se como um dos pilares estratégicos da sustentabilidade e da segurança jurídica nas organizações. Num contexto de crescente exigência regulatória e aumento da fiscalização laboral, a automatização de escalas através de soluções de Workforce Management (WFM) tem vindo a tornar-se determinante para instituições e empresas de diversos setores, funcionando como um suporte direto à gestão.
O que são incumprimentos legais?
Os incumprimentos legais no âmbito laboral correspondem a situações em que a entidade empregadora deixa de cumprir obrigações previstas na legislação, gerando responsabilidades financeiras, administrativas e judiciais. No Brasil, um dos países com maior índice de autuações laborais, essas falhas podem envolver atraso no pagamento de salários e benefícios, não cumprimento de acordos individuais ou coletivos, pagamento incorreto de horas extras, erros na contagem de horas trabalhadas, e a elaboração de jornadas e escalas em desacordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) ou com convenções e acordos sindicais.
Quais os exemplos mais comuns de incumprimento?
Um exemplo prático de irregularidade que pode comprometer a sustentabilidade financeira de uma organização é a má gestão do banco de horas. Ainda no contexto brasileiro, entre os principais registos de ilegalidades laborais constam falhas na gestão de escalas e irregularidades no pagamento de horas extra. Por exemplo, se um profissional acumular 60 horas adicionais ao longo de três meses deve, pela lei laboral brasileira, ser compensado com descanso dentro do prazo legal ou ser pago como horas extra. Se a instituição não monitorizar corretamente este saldo, não assegurar o descanso obrigatório entre jornadas ou ultrapassar os limites legais de horas consecutivas de trabalho, pode enfrentar multas administrativas.
O WFM como estratégia de mitigação de riscos
É neste contexto que o WFM assume um papel estratégico, pois permite gerar escalas de forma manual ou automática com base nas regras da legislação laboral e dos acordos coletivos vigentes em diferentes países, evitando a criação de horários em inconformidade. A tecnologia garante, assim, o respeito pelos limites de jornada de trabalho, pelos descansos mínimos entre turnos, folgas obrigatórias e, nos casos aplicáveis, pelo controlo rigoroso do banco de horas. Além disso, permite também criar registos auditáveis e relatórios que servem como evidência em fiscalizações e auditorias.
A gestão manual ou fragmentada de escalas é, hoje, uma das maiores vulnerabilidades laborais nas empresas. Segundo José Pedro Fernandes, Vice-Presidente da SISQUAL® WFM, “digitalizar este processo deixou de ser uma escolha técnica e passou a ser uma medida estratégica de mitigação de riscos para as empresas”, explica.
Neste contexto, utilizar uma ferramenta para a geração de escalas não reduz apenas erros humanos, mas também “oferece respostas rápidas e fundamentadas, permitindo que os departamentos de RH reajam preventivamente e que uma irregularidade se transforme num problema legal”, reforça.
Em setores como a saúde, por exemplo, que operam 24 horas por dia e dependem de horários complexos, estes riscos tornam-se ainda mais críticos. Durante a 3ª edição do evento Café com WFM, realizado no ano passado pela SISQUAL® WFM em parceria com o Seconci-SP, Organização Social de Saúde brasileira, os benefícios da automatização no que diz respeito à prevenção de ilegalidades laborais estiveram em destaque: Mayra Reis, Analista de Folha de Pagamento no Seconci-SP, destacou que a automatização de escalas permitiu reduzir substancialmente o saldo do banco de horas, contribuindo para a redução de custos e para uma maior conformidade com a legislação. “Os relatórios automáticos do SISQUAL® WFM passaram a fornecer informações claras e imediatas para auditorias e controlo interno”, declarou. Para Marta Lopes, Coordenadora Corporativa de Qualidade da Instituição, o dimensionamento adequado das equipas, aliado a registos e folgas automáticas também “ajudou a evitar processos e passivos trabalhistas”.
Para além do impacto financeiro direto nas instituições, os incumprimentos podem também ter consequências operacionais nos colaboradores, tais como fadiga, aumento do absenteísmo e redução da qualidade dos serviços prestados.
Sustentabilidade como vantagem competitiva
Num ambiente regulatório cada vez mais complexo, o planeamento automático da força de trabalho não é apenas uma vantagem competitiva, mas antes uma necessidade operacional e, muitas vezes, legal.
Ao garantir jornadas de trabalho equilibradas, prevenir excessos de horas, melhorar a distribuição da carga de trabalho e assegurar conformidade legal, as empresas reduzem riscos financeiros e reputacionais, fortalecem indicadores de responsabilidade social e melhoram a cultura organizacional. Deste modo, o compliance deixa de ser visto apenas como uma obrigação jurídica e passa a integrar a estratégia corporativa.
Desde 2008, a SISQUAL® WFM é referenciada pela Gartner® como um dos principais fornecedores mundiais de soluções de Workforce Management, refletindo a maturidade, consistência e relevância da empresa no mercado global. Com presença consolidada em 5 continentes e mais de 1.500.000 utilizadores que beneficiam diariamente da solução, adapta-se às especificidades regulatórias de cada mercado, mantendo um compromisso contínuo com a digitalização dos processos de RH e ajudando as instituições a planear de forma mais ágil e eficiente, mas sobretudo, mais consciente.
