W ostatnich latach cyfryzacja obszaru Human Resources ugruntowała swoją pozycję jako strategiczny filar zrównoważonego rozwoju i bezpieczeństwa prawnego w organizacjach. W kontekście rosnących wymogów regulacyjnych oraz kontroli inspekcji pracy automatyzacja harmonogramów za pomocą rozwiązań Workforce Management (WFM) stała się kluczowa dla instytucji i firm z różnych sektorów, stanowiąc bezpośrednie wsparcie dla kadry zarządzającej.
Czym są niezgodności prawne?
Niezgodność z przepisami prawa pracy występuje wtedy, gdy pracodawca nie wywiązuje się z obowiązków określonych w przepisach, co prowadzi do powstania odpowiedzialności finansowej, administracyjnej i prawnej. W Brazylii, jednym z krajów o najwyższym poziomie kar nakładanych w obszarze prawa pracy, takie naruszenia mogą obejmować opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń i świadczeń, nieprzestrzeganie umów indywidualnych lub zbiorowych, nieprawidłowe rozliczanie nadgodzin, błędy w ewidencji przepracowanych godzin oraz ustalanie czasu pracy i grafików niezgodnie z Konsolidacją Prawa Pracy (CLT) lub z konwencjami i porozumieniami związkowymi.
Jakie są najczęstsze przykłady niezgodności?
Jakie są najczęstsze przykłady niezgodności?
Praktycznym przykładem nieprawidłowości, która może zagrozić finansowej stabilności organizacji, jest niewłaściwe zarządzanie nadgodzinami. W brazylijskim kontekście do głównych przypadków nieprawidłowości w prawie pracy należą jednak problemy z zarządzaniem zmianami oraz nieprawidłowości w wypłatach nadgodzin. Na przykład, jeśli pracownik zgromadzi 60 dodatkowych godzin w ciągu trzech miesięcy, brazylijskie prawo pracy wymaga, aby zostały one zrekompensowane czasem wolnym w ustawowym terminie lub wypłacone jako nadgodziny. Jeśli instytucja nieprawidłowo monitoruje ten bilans, nie zapewnia obowiązkowego odpoczynku między zmianami lub przekracza ustawowe limity kolejnych godzin pracy, może zostać ukarana karą administracyjną w postaci grzywny.
WFM jako strategia ograniczania ryzyka
To właśnie w tym kontekście WFM odgrywa strategiczną rolę, ponieważ pozwala generować harmonogramy ręcznie lub automatycznie, zgodnie z przepisami prawa pracy oraz obowiązującymi układami zbiorowymi w różnych krajach, dzięki czemu unika się tworzenia niezgodnych harmonogramów. Technologia zapewnia w ten sposób przestrzeganie limitów czasu pracy, minimalnych przerw między zmianami, obowiązkowego czasu wolnego oraz, tam gdzie jest to wymagane, ścisłą kontrolę nadgodzin. Dodatkowo umożliwia również tworzenie rejestrowalnych i audytowalnych raportów, które mogą służyć jako dowód podczas inspekcji i audytów.
Ręczne lub fragmentaryczne zarządzanie zmianami jest obecnie jednym z największych obszarów ryzyka w zakresie prawa pracy w firmach. Według José Pedro Fernandesa, wiceprezesa SISQUAL® WFM, „cyfryzacja tego procesu nie jest już wyborem technicznym, lecz stała się strategicznym środkiem ograniczania ryzyka dla firm” – wyjaśnia.
Mówiąc w ten sposób, korzystanie z narzędzia do generowania harmonogramów nie tylko zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, ale również „zapewnia szybkie i świadome reakcje, pozwalając działom HR działać zapobiegawczo i uniemożliwić, aby nieprawidłowość stała się problemem prawnym” – dodaje.
W sektorach takich jak opieka zdrwota, które działają 24 godziny na dobę i opierają się na złożonych harmonogramach, te ryzyka stają się jeszcze bardziej krytyczne. Podczas 3. edycji wydarzenia Café com WFM , które odbyło się w zeszłym roku dzięki współpracy SISQUAL® WFM z Seconci-SP, brazylijską organizacją społeczną działającą w obszarze zdrowia, podkreślono korzyści automatyzacji w zapobieganiu nieprawidłowościom w prawie pracy. Mayra Reis, analityk ds. wynagrodzeń w Seconci-SP, wskazała, że automatyzacja harmonogramów znacząco zmniejszyła saldo banku godzin, przyczyniając się do redukcji kosztów i lepszego przestrzegania przepisów. „Automatyczne raporty SISQUAL® WFM zapewniają teraz jasne i natychmiastowe informacje do audytów i kontroli wewnętrznej” – dodała. Dla Marty Lopes, Koordynatorki ds. Jakości Korporacyjnej w instytucji, odpowiednie dopasowanie zespołów w połączeniu z automatycznymi rejestrami i czasem wolnym również „pomogło uniknąć pozwów pracowniczych i odpowiedzialności prawnej”.
Oprócz bezpośredniego wpływu finansowego na instytucje, niezgodności mogą również wywierać konsekwencje dla pracowników, takie jak zmęczenie, wzrost absencji oraz obniżenie jakości świadczonych usług.
Zrównoważony rozwój jako przewaga konkurencyjna
W coraz bardziej złożonym środowisku regulacyjnym automatyczne planowanie pracy jest nie tylko przewagą konkurencyjną, ale również koniecznością operacyjną, a często i prawną.
Efektywne zarządzanie siłą roboczą jest zatem bezpośrednio powiązane ze zrównoważonym rozwojem przedsiębiorstwa. Poprzez zapewnienie zrównoważonego czasu pracy, zapobieganie nadmiernym nadgodzinom, poprawę rozkładu obciążenia pracą oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa, firmy zmniejszają ryzyko finansowe i wizerunkowe, wzmacniają wskaźniki odpowiedzialności społecznej oraz poprawiają kulturę organizacyjną. W ten sposób przestrzeganie przepisów przestaje być postrzegane wyłącznie jako obowiązek prawny i staje się częścią strategii korporacyjnej.
Od 2008 roku SISQUAL® WFM jest uznawany przez Gartner® za jednego z wiodących na świecie dostawców rozwiązań Workforce Management, co odzwierciedla dojrzałość, spójność i znaczenie firmy na rynku globalnym. Dzięki ugruntowanej obecności na 5 kontynentach i ponad 1 500 000 użytkowników korzystających codziennie z rozwiązania, system dostosowuje się do specyficznych wymogów regulacyjnych każdego rynku, jednocześnie utrzymując stałe zaangażowanie w cyfryzację procesów HR i wspierając instytucje w planowaniu w sposób bardziej zwinny i efektywny, a przede wszystkim – bardziej świadomy.
