Produtividade: saiba o que é e como aplicar a Técnica Pomodoro
Ser produtivo, sobretudo em regime de trabalho remoto onde existem mais possibilidades de distração, pode ser um verdadeiro desafio. Por isso apresentamos uma excelente forma de fazer uma gestão de tempo efetiva, manter a concentração e produtividade no trabalho: a técnica Pomodoro! Pronto para conhecê-la e colocá-la em prática?
Como surgiu a técnica Pomodoro?
A técnica Pomodoro foi criada por Francesco Cirillo, no final da década de 1980. Reza a história que Francesco era um estudante universitário sem motivação para estudar, tendo decidido começar a utilizar um cronómetro para dividir o seu tempo de estudo em sessões mais curtas. Durante 25 minutos, concentrava-se nas suas tarefas ininterruptamente. A técnica recebeu o nome de Pomodoro pois o cronómetro que o estudante utilizava era em forma de tomate, que em italiano se diz pomodoro.
Em que consiste?
A técnica de gestão de tempo consiste em dividir o nosso fluxo de trabalho em sessões ininterruptas de 25min, às quais se segue um intervalo de 5min. No final de quatro sessões de 25min, é feita uma pausa mais longa de 20 a 30 minutos, conforme exemplificado no infográfico abaixo:
Esta estratégia baseia-se no princípio de que ao dividirmos o nosso fluxo de trabalho em sessões de concentração intensa estimula-se o foco e a motivação, pois o impulso de saltar para outras tarefas é evitado. Isto torna o cérebro mais ágil e, consecutivamente, há uma melhoria da produtividade pois há uma melhor gestão de tempo. As pausas são cruciais, já que evitam o esgotamento e permitem respirar, relaxar um pouco e só depois voltar ao trabalho com energia reforçada. Nada impede, no entanto, que se mudem as medidas de tempo: afinal, aquelas apresentadas por Cirillo são apenas uma sugestão. O importante é encontrar o seu próprio equilíbrio e períodos de descanso ideais.
Como funciona na prática?
- Lista de tarefas a realizar
O planeamento é chave! Antes de “colocar as mãos na massa”, deverá fazer uma lista de tarefas que precisa de concluir durante o período de trabalho/dia. Tenha em conta deadlines e prioridades, ou seja, as mais importantes deverão surgir primeiro, e mantenha as expectativas realistas.
- Coloque as distrações de lado
A menor das distrações é capaz de afetar a nossa produtividade de forma negativa. Por isso, será importante diminuir pelo menos aquelas controláveis, como por exemplo: manter um espaço de trabalho limpo, arrumado, bem iluminado e preferencialmente numa divisão fechada; desativar as notificações desnecessárias no telemóvel e/ou computador; e utilizar auscultadores com noise-cancelling.
- Mãos à obra!
Selecione uma tarefa da sua lista, ajustando ao mesmo tempo o cronometro para os primeiros 25 minutos de trabalho ininterrupto, e concentre-se.
- Primeira pausa
Decorrida a primeira sessão de trabalho o cronometro apita e segue-se a pausa curta. Afaste-se da mesa de trabalho durante 5minutos, aproveitando para espairecer, esticar as pernas, tomar café ou até mesmo apanhar um pouco de sol. Mesmo que esteja num alto estado de concentração, é importante respeitar as pausas.
- De volta ao trabalho
Após a primeira pausa, deverá voltar às tarefas em mão e repetir o ciclo durante mais três sessões de 25min cada.
- Pausa longa
No final de quatro sessões de 25min cada, pode fazer uma pausa mais longa, entre 20 a 30 minutos.
- Novo ciclo
Inicie outro ciclo de Pomodoros.
Quais as vantagens desta técnica?
Depois de estar confortável com a técnica, há muitas melhorias que pode vir a experimentar, das quais destacamos:
- Melhor organização do trabalho
- Controlo da ansiedade
- Analisar e entender quanto tempo leva a realizar determinadas tarefas
- Maior facilidade em estipular prazos de entrega
- Aumento do foco e da concentração na tarefa em mãos
- Maior motivação e força de vontade
- Aumento da consciencialização das decisões e noção de responsabilidade
- Reforço da determinação em atingir objetivos
- Descobrir quais as suas principais distrações
- Redução do esgotamento físico e mental graças às pausas
Dicas de ferramentas online
Atualmente já não precisa de recorrer a um cronómetro de cozinha como Cirillo, já que existem sites e aplicações online que o podem ajudar na implementação da técnica no seu dia-a-dia. Alguns exemplos:
Conclusão
Agora que conhece melhor a técnica Pomodoro e das suas vantagens em manter o foco e a concentração nas suas tarefas, que tal começar a colocá-la em prática no seu dia-a-dia? No entanto, tenha sempre em mente o seguinte: apesar de prática e eficiente, não é universal. O importante é encontrar o melhor equilíbrio para si e fazer as suas próprias adaptações.