A Fundação José Silveira (FJS) localizada em Salvador da Bahia, no Brasil, adotou o SISQUAL® WFM em 2020 com o objetivo de melhorar o controlo de escalas e bancos de horas e garantir maior precisão no registo dos dados de ponto dos seus colaboradores.
A instituição filantrópica que detém serviços e ações voltadas à promoção da saúde e da qualidade de vida de todos os cidadãos, incluido aqueles em situação vulnerável, adquiriu a solução com o intuito de simplificar a gestão da sua força de trabalho nas diversas unidades do grupo, entre as quais, 3 hospitais, no qual se inclui a principal instituição de saúde da Bahia – o Hospital Santo Amaro (HSA), um laboratório de análises clínicas, um centro de reabilitação, centro de pesquisa e inovação, além de projetos direcionados ao ensino, saúde ocupacional e desenvolvimento sustentável.
Criada em 1937 pelo Prof. José Silveira, a instituição realiza anualmente cerca de 1,2 milhões de consultas ao público, sendo o Hospital Santo Amaro a principal referência do setor privado nas áreas de ginecologia, obstetrícia e neonatologia.
O desafio antes do SISQUAL® WFM
Antes da implementação do SISQUAL® WFM, a Fundação enfrentava diversos desafios relacionados à gestão da sua força de trabalho, composta por dezenas de milhares de profissionais.
O controlo de escalas, bancos de horas, registos de ponto e fecho das folhas de pagamento eram realizados de forma manual, através de folhas de Excel, ou através de sistemas com limitações, o que consumia tempo, gerava insegurança nos processos e impactava a eficiência na gestão.
Devido à necessidade de uma maior transparência nos processos e com o objetivo de facilitar o acesso dos colaboradores ao banco de horas e registos de ponto nas diversas unidades do grupo, a FJS adquiriu 13.000 licenças do SISQUAL® WFM com o objetivo de otimizar a gestão interna, trazendo benefícios qualitativos para a instituição. Jefferson Nascimento, Supervisor de RH da Fundação, destaca que “com a implementação do SISQUAL® WFM o processo tornou-se mais eficaz, com menos erros e maior agilidade, resultando na diminuição de 10 dias no prazo de fecho dos registos de ponto”, explica.
Além dos benefícios na gestão de escalas, que passam a ser configuradas de forma automática e de acordo com as regras da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho, no Brasil), a ferramenta trouxe também mais eficiência na gestão do absenteísmo, ajudando também no fecho das folhas de pagamento.
Veja o testemunho da FJS sobre a implementação do software da SISQUAL® WFM:
Foram implementados diferentes módulos na Fundação:
Possibilita o planeamento, controlo e visualização de todas as operações, trazendo maior qualidade de serviço.
Permite a integração dos dados de ponto automaticamente com a folha de pagamento, resultando no cálculo automático de horas extras / noturnas com maior precisão.
Permite que as equipas usufruam de ferramentas para controlar o seu horário oferecendo um maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Faz a gestão dos dados de marcação de ponto das equipas, permitindo um maior controlo do absenteísmo e horas extras.
WFM aumenta qualidade assistencial e segurança do paciente
O Hospital Santo Amaro é um dos principais beneficiários da ferramenta, devido à sua capacidade de atendimento em diferentes áreas da saúde, o SISQUAL® WFM trouxe mais agilidade, segurança e otimização aos processos. “Os resultados notam-se, sobretudo, na gestão de horas efetuada pelo gestor e a confiabilidade por parte do colaborador, que passa a ter acesso à gestão dos seus bancos de horas”, afirma Ana Carolina Lima, Supervisora da Unidade de Terapia Intensiva (UTI) de Adultos.
Também na área assistencial, o SISQUAL® WFM veio agregar confiabilidade aos processos dos profissionais de saúde, permitindo um melhor atendimento dos pacientes: o “SISQUAL® WFM contribui para a segurança do paciente, principalmente pela questão do dimensionamento de pessoal, pois conseguimos evidenciar a carga horária e entender a quantidade necessária de profissionais para a assistência à saúde”, complementa a Supervisora da UTI do Hospital.
Recentemente, o Hospital Santo Amaro, recebeu uma certificação pela qualidade no atendimento, tendo conquistado os Selos de Integridade e Acreditação com Excelência – ‘ONA 3’. As organizações certificadas destacam-se pela capacidade de oferecer um atendimento mais seguro, eficiente e centrado no paciente. Assim, o recurso a plataformas de Workforce Management por parte das Instituições de Saúde no Brasil tem se mostrado determinante para a obtenção de certificações ajudando a alinhar as operações aos padrões exigidos e promovendo eficiência e qualidade nos serviços.
A implementação do SISQUAL® WFM na Fundação José Silveira reflete como a tecnologia pode transformar a gestão de pessoas e processos em instituições de saúde. Para o Supervisor de RH da instituição, a palavra que melhor define a relação da Fundação com a ferramenta é “segurança”.
É com base nessa premissa, que a SISQUAL® WFM assume o compromisso com a melhoria da gestão na saúde no Brasil, melhorando não só os processos mas também atuando como um parceiro estratégico na prestação de um atendimento mais seguro e eficiente aos pacientes.
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