Num setor tão exigente como a hotelaria, garantir um serviço de excelência depende, em grande parte, da forma como as equipas são organizadas e geridas. Nos hotéis do grupo Savoy Signature, localizados no arquipélago da Madeira, em Portugal, a digitalização da gestão da força de trabalho tem vindo a transformar processos internos e a melhorar a eficiência operacional. Um dos exemplos mais relevantes é a forma como a gestão por competências passou a ser aplicada às equipas de limpeza (housekeeping) das unidades hoteleiras Savoy Palace e Savoy The Reserve, através da customização do módulo SISQUAL® Tasks, integrado no SISQUAL® WFM.
O Grupo Savoy é reconhecido pelo seu posicionamento na hotelaria de luxo e pelas experiências de elevada qualidade que oferece aos hóspedes. Com cerca de 560 quartos distribuídos por 46 tipologias diferentes, cada uma com características próprias e necessidades distintas de limpeza e preparação, a gestão das equipas torna-se particularmente exigente, sobretudo nas áreas operacionais responsáveis pela preparação dos quartos. Esta diversidade implica tempos de execução diferentes, níveis específicos de conhecimento e competências adequadas por parte das equipas de limpeza.
A pessoa certa, no lugar certo, à hora certa
Para responder a este desafio, o módulo SISQUAL® Tasks foi ajustado especificamente às necessidades do Grupo Savoy, permitindo gerir e distribuir automaticamente as tarefas com base numa lógica de gestão por competências. Cada colaborador pode ter associadas centenas de competências relacionadas com diferentes tipologias de quartos, procedimentos e níveis de especialização. No caso do Savoy, alguns colaboradores chegam a ter mais de 500 competências registadas no SISQUAL® WFM, refletindo a complexidade das operações.
Com base nestas competências e nos tempos de limpeza previamente definidos para cada tipo de quarto, a ferramenta consegue gerar automaticamente as tarefas e atribuí-las aos colaboradores mais adequados. “Esta automatização garante uma distribuição mais equilibrada do trabalho e assegura que cada tarefa é realizada por profissionais com as competências necessárias”, explica Pedro Neves, membro da equipa de desenvolvimento da SISQUAL® WFM responsável pela personalização do projeto.
Outro elemento fundamental neste processo é a integração com o sistema de reservas do hotel. Através da ligação à API de reservas, o SISQUAL® WFM recolhe automaticamente informações essenciais, como o número do quarto, a tipologia e os dados de check-in e check-out, permitindo calcular o tempo necessário para preparar cada quarto e distinguir, por exemplo, quartos que requerem limpeza completa após check-out daqueles que apenas necessitam de manutenção.
Assim, antes de distribuir as tarefas, o SISQUAL® WFM utiliza estes dados para apoiar o dimensionamento das equipas, garantindo que os recursos disponíveis estão alinhados com o nível de ocupação do hotel. O resultado é uma gestão muito mais precisa e eficiente das operações diárias.
Redução de tempo na gestão aumenta produtividade
O impacto desta transformação foi bastante significativo. A tarefa de “planear e distribuir os quartos pelas equipas de limpeza, que anteriormente podia demorar cerca de oito horas por dia, passou a ser realizada em aproximadamente trinta minutos”, explica Fábio Peixoto, membro da equipa de Delivery responsável pela implementação do SISQUAL® WFM na rede hoteleira.
Esta redução de tempo não só diminuiu a carga administrativa, como também permitiu que os gestores pudessem concentrar-se em atividades de maior valor, como o acompanhamento das equipas e a formação no local de trabalho.
O sistema passou também a gerar relatórios detalhados sobre as necessidades de limpeza e o estado dos quartos, proporcionando aos gestores uma visão clara das operações em tempo real e contribuindo para manter elevados padrões de qualidade no serviço.
Ao apostar numa abordagem baseada em dados, competências e automatização de processos, o Grupo Savoy demonstra como a tecnologia pode ser um forte aliado no aumento da excelência operacional em hotelaria.
Para a SISQUAL® WFM, esta parceria revela não só a adaptabilidade da ferramenta a diferentes contextos e necessidades, como também materializa a aposta crescente no setor da hotelaria, contribuindo para uma utilização mais eficiente dos recursos, equipas mais organizadas e uma experiência de maior qualidade para os hóspedes.
