W tak wymagającym sektorze jak hotelarstwo zapewnienie doskonałej obsługi w dużej mierze zależy od sposobu organizacji i zarządzania zespołami. W hotelach grupy Savoy Signature, zlokalizowanych na archipelagu Madery w Portugalii, cyfryzacja zarządzania personelem zmienia wewnętrzne procesy i zwiększa efektywność operacyjną. Jednym z najbardziej znaczących przykładów jest zastosowanie zarządzania opartego na kompetencjach w zespołach służby pięter w hotelach Savoy Palace i Savoy The Reserve, dzięki dostosowaniu modułu SISQUAL® Tasks, zintegrowanego z systemem SISQUAL® WFM.
Grupa Savoy jest znana ze swojej pozycji w sektorze luksusowych hoteli oraz z wysokiej jakości doświadczeń oferowanych swoim gościom. Około 560 pokoi, podzielonych na 46 różnych typów — z których każdy ma własną specyfikę oraz odmienne potrzeby w zakresie sprzątania i przygotowania — sprawia, że zarządzanie zespołami staje się szczególnie wymagające, zwłaszcza w obszarach operacyjnych odpowiedzialnych za przygotowanie pokoi. Ta różnorodność oznacza różne czasy realizacji zadań, zróżnicowany poziom wiedzy oraz konieczność posiadania odpowiednich umiejętności przez zespoły sprzątające.
Właściwe osoby, we właściwym miejscu, we właściwym czasie
Aby sprostać temu wyzwaniu, moduł SISQUAL® Tasks został specjalnie dostosowany do potrzeb Grupy Savoy, umożliwiając automatyczne zarządzanie i przydzielanie zadań w oparciu o logikę zarządzania kompetencjami. Każdy pracownik może mieć przypisanych setki umiejętności związanych z różnymi typami pokoi, procedurami oraz poziomami specjalizacji. W hotelach Savoy niektórzy pracownicy mają w systemie SISQUAL® WFM zarejestrowanych ponad 500 umiejętności, co odzwierciedla złożoność operacji w tych obiektach.
Na podstawie tych umiejętności oraz wcześniej określonych czasów sprzątania dla poszczególnych typów pokoi, narzędzie może automatycznie generować zadania i przydzielać je najbardziej odpowiednim pracownikom. „Ta automatyzacja zapewnia bardziej zrównoważony podział pracy i gwarantuje, że każde zadanie wykonują specjaliści posiadający niezbędne kompetencje” – wyjaśnia Pedro Neves, członek zespołu ds. rozwoju SISQUAL® WFM, odpowiedzialny za dostosowanie projektu.
Kolejnym kluczowym elementem tego procesu jest integracja z systemem rezerwacyjnym hotelu. Dzięki połączeniu z API rezerwacyjnym SISQUAL® WFM automatycznie pobiera niezbędne informacje, takie jak numer pokoju, jego typ oraz daty zameldowania i wymeldowania. Umożliwia to systemowi obliczenie czasu potrzebnego na przygotowanie każdego pokoju oraz rozróżnienie, na przykład, pokoi wymagających pełnego sprzątania po wymeldowaniu od tych, które potrzebują jedynie odświeżenia.
Tak więc, zanim zadania zostaną przydzielone, SISQUAL® WFM wykorzystuje te dane do wsparcia planowania wielkości zespołów planowania wielkości zespołów, zapewniając, że dostępne zasoby są dopasowane do poziomu obłożenia hotelu. Efektem jest znacznie dokładniejsze i bardziej efektywne zarządzanie codziennymi operacjami.
Optymalizacja zarządzania zwiększa wydajność zespołu
Wpływ tej transformacji był naprawdę znaczący. „Zadanie polegające na planowaniu i przydzielaniu pokoi zespołom sprzątającym, które wcześniej mogło zajmować około ośmiu godzin dziennie, teraz zajmuje około trzydziestu minut” – wyjaśnia Fábio Peixoto, członek zespołu Delivery odpowiedzialnego za wdrożenie SISQUAL® WFM w sieci hoteli.
Mniejszy czas poświęcany na zadania administracyjne pozwala menedżerom koncentrować się na wsparciu zespołu i doskonaleniu jego kompetencji.
System zaczął również generować szczegółowe raporty dotyczące potrzeb sprzątania i stanu pokoi, dając menedżerom **pełny wgląd w operacje w czasie rzeczywistym** i wspierając utrzymanie wysokich standardów jakości obsługi.
Inwestując w podejście oparte na danych, kompetencjach i automatyzacji procesów, Savoy Group pokazuje, że technologia może być skutecznym sprzymierzeńcem w podnoszeniu doskonałości operacyjnej w branży hotelarskiej.
Dla SISQUAL® WFM ta współpraca pokazuje nie tylko, jak uniwersalne i elastyczne jest narzędzie w różnych kontekstach i przy różnych potrzebach, ale także uwypukla rosnące zaangażowanie w branżę hotelarską, wspierając efektywniejsze zarządzanie zasobami, lepszą organizację zespołów oraz podnoszenie jakości obsługi gości
