Grupa „Real Hotels” wdraża SISQUAL® WFM i optymalizuje codzienną działalność operacyjną
Real Hotels Group jedna z największych portugalskich grup hotelowych, posiadająca 20 obiektów rozmieszczonych w Lizbonie, Cascais i Algarve, wdrożyła narzędzie SISQUAL® WFM do monitorowania działalności swoich hoteli i zarządzania personelem w czasie rzeczywistym.
Ten wizjonerski i ambitny projekt został zainicjowany w 2020 roku w sześciu obiektach – franczyzowymi hotelami Holiday Inn Express należącymi do IHG. W styczniu 2024 roku Grupa Real Hotels nabyła grupę Amazónia Hotels, rozbudowując projekt o kolejne cztery obiekty, co oznacza wzrost do łącznej liczby 3000 pokoi.
Jednym z głównych wyzwań w branży hotelarskiej jest zarządzanie codzienną zmianą, co zwiększa potrzebę wdrażania innowacyjnych narzędzi ułatwiających komunikację, podejmowanie decyzji i zwiększających efektywność zespołu.
„Branża hotelarska działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i w tym sensie SISQUAL® WFM umożliwił monitorowanie naszej działalności hotelowej i zespołów w czasie rzeczywistym” – wyjaśnia Nádia Sousa, Dyrektor HR grupy.
Mając na uwadze potrzebę kontaktu z około 1000 pracownikami, Grupa Real Hotels uznała SISQUAL ® WFM za „wiarygodne narzędzie w zakresie danych do zarządzania personelem, takich jak informacje o nadgodzinach, bankach godzin, saldzie urlopowym i nieobecnościach” – dodaje Dyrektor HR.
Cyfryzacja zapewnia większą kontrolę operacji
Poprzedni system był przestarzały, a zespół musiał polegać na plikach Excel w celu usprawiedliwienia nieobecności, dni wolnych, świąt i nadgodzin. Pliki te były następnie co miesiąc przesyłane do zespołu płac, który ręcznie wprowadzał wszystkie informacje do systemu, zwiększając margines błędów.
Po wdrożeniu SISQUAL® WFM grupa przeszła na w pełni cyfrowy proces od planowania, przez kontrolowanie czasu pracy, po zarządzanie czasem pracy każdego pracownika,
„umożliwiając w ten sposób większą kontrolę nad wszystkimi ważnymi zmiennymi w przetwarzaniu płac” – wyjaśnia Ana Franco, Kierownik ds. Systemów HR w Real Hotels.
Zobacz relację Grupy Real Hotels z wdrożenia oprogramowania SISQUAL® WFM:
Technologia zwiększająca wydajność
Modernizując i upraszczając procesy administracyjne, narzędzie nie tylko wpłynęło na większą dokładność przetwarzania danych, ale także zwiększyło efektywność jego wykorzystania. Jedną z zalet automatyzacji zadań dla tych, którzy wdrażają WFM, jest zintegrowane zarządzanie z istniejącymi systemami. W związku z tym firma Real Hotels zintegrował SISQUAL ® WFM z istniejącym systemem kontroli czasu pracy (Innux) i systemem płac SAP HCM, aby proces ten „działał sprawnie i szybko” – zauważa Ana Franco.
Wykorzystywane moduły to:
SISQUAL® Time & Attendance: zarządza danymi dotyczącymi czasu pracy zespołu, umożliwiając większą kontrolę nad nieobecnościami i nadgodzinami.
SISQUAL®Quality of Life Portal + APP: umożliwia zespołom korzystanie z narzędzi do kontrolowania harmonogramu, zapewniając lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym.
SISQUAL® Operations Cockpit: umożliwia planowanie, kontrolę i wizualizację wszystkich operacji, zapewniając wyższą jakość usług.
SISQUAL® Salary Calc: Automatycznie integruje dane dotyczące czasu pracy z płacami, co skutkuje automatycznym obliczaniem nadgodzin/godzin nocnych z większą precyzją.
Optymalizacja zapewnia większą autonomię
Inwestycje w innowacje i technologię wynikały z potrzeby usprawnienia zarządzania grafikami w hotelach grupy, a także ułatwieniem komunikacji, podejmowaniem świadomych decyzji i zwiększeniem efektywności zespołu.
Optymalizacja to kluczowe słowo według Kierownika ds. Systemów HR opisujące SISQUAL® WFM jako rozwiązanie:
„uprościło, zmodernizowało i pozwoliło nam zautomatyzować wszystkie procesy całkowicie administracyjne, dzięki czemu jesteśmy bardziej autonomiczni i precyzyjni w zarządzaniu danymi”.
Kolejną zaleta tego rozwiązania dla sieci hotelowej związana jest z automatyzacją rozliczania kosztów osobowych. „Dzięki SISQUAL® WFM menedżerowie mogą odpowiednio planować grafiki, a koszty każdego pracownika zostają automatycznie przypisane do odpowiedniego miejsca powstawania kosztów, co zapewnia dokładniejszą kontrolę budżetu” – mówi Nádia Sousa, Dyrektor HR.
SISQUAL® WFM pozwolił także ujednolicić wszystkie informacje związane z prawem pracy, umożliwiając zarówno firmie, jak i pracownikom łatwy dostęp do danych i przeglądanie ich, tym samym zapewniając zgodność z prawem pracy.
„SISQUAL® WFM zapewnił przejrzystość, rzetelność i dokładność danych, co przynosi korzyści zarówno firmie, jak i pracownikom” – podkreśla.
Użyteczność narzędzia była kolejnym czynnikiem, który wpłynął na wybór SISQUAL® WFM, co zaowocowało płynniejszą komunikacją pomiędzy menadżerami a pracownikami. Dla dyrektora HR „jest to bardzo przyjazne dla użytkownika narzędzie, które pozwala nam znacznie efektywniej kontrolować i zarządzać czasem” – podsumowuje.
Chcesz w prosty i skuteczny sposób zarządzać zespołami?
SISQUAL® WFM to rozwiązanie, które można dostosować do różnych sektorów rynku, umożliwiając lepsze zarządzanie personelem: optymalizację grafików, redukcję kosztów i poprawę jakości życia pracowników.