1 stycznia 2025 r. weszło w Hiszpanii w życie nowe prawo, które nakłada na wszystkie firmy obowiązek przyjęcia elektronicznej rejestracji czasu pracy. To rozporządzenie, zatwierdzone jako część ustawy o pracy z 2024 r., zastępuje tradycyjne ręczne metody rozliczania, nowoczesnymi rozwiązaniami, gwarantując bardziej efektywną i przejrzystą kontrolę godzin pracy.
Chociaż zgodność z przepisami stanowi centralny element nowego prawa, cyfryzacja stanowi dla firm szansę na transformację. Narzędzia Workforce Management (WFM) mogą zatem pomóc organizacjom spełnić nowe wymogi prawne, usprawnić operacje i promować dobrostan pracowników.
Co zmieni się wraz z Ustawą o Elektronicznej Rejestracji Czasu Pracy?
Nowe przepisy nakładają na organizacje obowiązek przejścia z ręcznych rozliczeń na system elektronicznej rejestracji czasu pracy. Główne cele zmiany obejmują:
- Przejrzystość w Rejestrowaniu Czasu Pracy: eliminacja błędów związanych z ręcznym prowadzeniem rejestrów i zapewnienie, że wszystkie przepracowane godziny są rejestrowane dokładnie.
- Zgodność z przepisami: Dostosowanie rejestracji do ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), aby zapewnić ochronę danych osobowych.
- Modernizacja Procesów: Wspieranie wdrażania technologii optymalizujących zarządzanie personelem (workforce management).
Narzędzia WFM gwarantują dokładność i wydajność
Rozwiązania Workforce Management są decydujące w spełnianiu przez firmy obowiązującego prawa, pomagając im dostosować się do nowych wymogów procesu rejestrowania czasu pracy, a jednocześnie działając jako przewaga konkurencyjna. W ten sposób narzędzia takie jak SISQUAL® WFM nie tylko gwarantują zgodność z nowym prawem, ale także oferują szereg korzyści, które przekształcają codzienne operacje firm, w tym:
- Scenariusze symulacji: gdy nastąpi jakakolwiek zmiana w zatrudnieniu, możliwe jest symulowanie jej wpływu na działalność operacyjną poprzez zastosowanie nowych wytycznych do bieżącego planu i wskazanie obszarów, które należy udoskonalić, aby zapewnić zgodność z przepisami.
- Elektroniczna rejestracja czasu pracy za pośrednictwem urządzeń: Pracownicy mogą rejestrować czas pracy przy użyciu urządzeń mobilnych, zegarów biometrycznych lub kart zbliżeniowych, komputerów itp., eliminując w ten sposób błędy manualne.
- Planowanie zmian: Oprogramowanie automatyzuje alokację zmian, optymalizując zasoby ludzkie i gwarantując odpowiednią obsadę na każdej zmianie.
- Redukcja kosztów operacyjnych: Dzięki elektronicznemu planowaniu firmy mogą szybciej przetwarzać informacje o przepracowanych godzinach i automatycznie integrować dane, zmniejszając liczbę błędów i optymalizując czas pracy działu kadr.
- Rejestry podlegające audytowi: Wszystkie przepracowane godziny są dokumentowane elektronicznie, co ułatwia przeprowadzanie audytów
- Bezpieczeństwo danych: Rozwiązania te są w pełni zgodne z rozporządzeniem RODO, gwarantując poufność danych pracowniczych.
- Elastyczne zarządzanie grafikiem: Pracownicy mają większą kontrolę nad swoimi zmianami, ponieważ mogą zmieniać grafiki, wnioskować o urlopy i uzasadniać nieobecności bezpośrednio z poziomu platformy.
Gran Casino rejestruje benefity finansowe w SISQUAL® WFM
The Gran Madrid Group, lider w sektorze gier i rozrywki, korzysta z SISQUAL® WFM od 2019 r. w celu zarządzania obecnością i zmianami pracowników. Przed wdrożeniem narzędzia rejestrowanie godzin pracy było jednym z największych wyzwań działu kadr. Po wdrożeniu systemu zoptymalizowano przydziały zmian, oszczędzając czas i zasoby oraz usprawniając komunikację wewnętrzną, co przełożyło się na „znaczny postęp dla organizacji, zmniejszając ryzyko błędnej komunikacji i przynosząc korzyści operacyjne i finansowe”, mówi José Pedro Fernandes, wiceprezes SISQUAL® WFM na rynek hiszpański.
Przykład ten pokazuje, że przejście na elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa dla hiszpańskich firm na unowocześnienie procesów zarządzania i osiągnięcie lepszych wyników.
Rozwiązania WFM stanowią przewagę konkurencyjną dla firm
Wraz z obowiązywaniem elektronicznego planowania, firmy nadal korzystające z tradycyjnych metod muszą rozpocząć przejście tak szybko, jak to możliwe. SISQUAL® WFM to kompletne rozwiązanie, które umożliwia szybką i skuteczną transformację do systemów elektronicznych; dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak szczegółowe raporty, monitorowanie nadgodzin i optymalizacja zmian; oraz większą elastyczność i prostotę w codziennym zarządzaniu personelem.
Firmy, które wdrożą solidne rozwiązania WFM, nie tylko będą odpowiadać stawianym wymogom prawnym, ale również będą lepiej przygotowane na wyzwania przyszłości.
Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób SISQUAL® WFM może pomóc Twojej firmie dostosować się do wymogów i zoptymalizować procesy?
Zarezerwuj bezpłatną wersję demo tutaj!
