En los últimos años, la digitalización de los recursos humanos se ha consolidado como un pilar estratégico para la sostenibilidad y la seguridad jurídica de las organizaciones. En un contexto de crecientes requisitos normativos e inspecciones laborales, la automatización de los horarios mediante soluciones de gestión de la fuerza laboral (WFM) se ha convertido en algo crucial para las instituciones y empresas de todos los sectores, ya que supone un apoyo directo a la gestión.
¿Qué son los incumplimientos legales?
El incumplimiento legal en el ámbito laboral se produce cuando el empleador no cumple con las obligaciones establecidas en la legislación, lo que genera responsabilidades financieras, administrativas y legales. En Brasil, uno de los países con la tasa más alta de multas laborales, estos incumplimientos pueden consistir en retrasos en el pago de salarios y prestaciones, incumplimiento de convenios individuales o colectivos, pago incorrecto de horas extras, errores en el recuento de las horas trabajadas y establecimiento de horarios y jornadas laborales que no cumplen con el Código de Trabajo (CLT) o con los convenios y acuerdos sindicales.
¿Cuáles son los ejemplos más comunes de incumplimiento?
Un ejemplo práctico de irregularidad que puede comprometer la sostenibilidad financiera de una organización es la mala gestión de las horas extras. Sin embargo, en el contexto brasileño, entre los principales registros de irregularidades laborales se encuentran las deficiencias en la gestión de los turnos y las irregularidades en el pago de las horas extras. Por ejemplo, si un profesional acumula 60 horas adicionales en tres meses, la legislación laboral brasileña exige que se le compense con tiempo libre dentro del plazo legal o que se le paguen como horas extras. Si la institución no supervisa correctamente este saldo, no garantiza el descanso obligatorio entre turnos o supera los límites legales de horas de trabajo consecutivas, puede enfrentarse a multas administrativas.
La gestión de la fuerza de trabajo como estrategia de mitigación de riesgos
Es en este contexto donde la WFM desempeña un papel estratégico, ya que permite generar horarios de forma manual o automática de acuerdo con las normas de la legislación laboral y los convenios colectivos vigentes en los diferentes países, evitando así la creación de horarios no conformes. De este modo, la tecnología garantiza el cumplimiento de los límites de tiempo de trabajo, los descansos mínimos entre turnos, los descansos obligatorios y, en su caso, el control estricto de las horas extras. Además, también permite la creación de registros e informes auditables que sirven como prueba en inspecciones y auditorías.
La gestión manual o fragmentada de los turnos es actualmente una de las mayores vulnerabilidades laborales de las empresas. Según José Pedro Fernandes, vicepresidente de SISQUAL® WFM, «la digitalización de este proceso ya no es una opción técnica, sino que se ha convertido en una medida estratégica de mitigación de riesgos para las empresas», explica.
Dicho esto, el uso de una herramienta para generar horarios no solo reduce los errores humanos, sino que también «proporciona respuestas rápidas y fundamentadas, lo que permite a los departamentos de recursos humanos reaccionar de forma preventiva y evitar que una irregularidad se convierta en un problema legal», añade.
En sectores como el de la salud, por ejemplo, que funcionan las 24 horas del día y dependen de horarios complejos, estos riesgos se vuelven aún más críticos. Durante la tercera edición del evento Café com WFM, celebrado el año pasado por SISQUAL® WFM en colaboración con Seconci-SP, una organización social brasileña dedicada a la salud, se destacaron las ventajas de la automatización en términos de prevención de ilegalidades laborales: Mayra Reis, analista de nóminas de Seconci-SP, señaló que la automatización de los horarios ha reducido sustancialmente el saldo del banco de horas, lo que ha contribuido a la reducción de costos y a un mayor cumplimiento de la legislación. «Los informes automáticos de SISQUAL® WFM proporcionan ahora información clara e inmediata para las auditorías y el control interno», afirmó. Para Marta Lopes, coordinadora de calidad corporativa de la institución, el dimensionamiento adecuado de los equipos, combinado con los registros automáticos y los descansos, también «ayudó a evitar demandas laborales y responsabilidades».
Además del impacto financiero directo en las instituciones, el incumplimiento también puede tener consecuencias operativas para los empleados, como fatiga, aumento del ausentismo y reducción de la calidad del servicio.
La sostenibilidad como ventaja competitiva
En un entorno normativo cada vez más complejo, la planificación automatizada de la fuerza laboral no solo es una ventaja competitiva, sino también una necesidad operativa y, a menudo, legal.
Por lo tanto, una gestión eficiente de la fuerza laboral está directamente relacionada con la sostenibilidad corporativa. Al garantizar horarios de trabajo equilibrados, evitar el exceso de horas extras, mejorar la distribución de la carga de trabajo y garantizar el cumplimiento de la ley, las empresas reducen los riesgos financieros y de reputación, fortalecen los indicadores de responsabilidad social y mejoran la cultura organizacional. De esta manera, el cumplimiento ya no se considera simplemente una obligación legal, sino que se convierte en parte de la estrategia corporativa.
Desde 2008, SISQUAL® WFM ha sido referenciado por Gartner® como uno de los principales proveedores mundiales de soluciones de gestión de personal, lo que refleja la madurez, consistencia y relevancia de la empresa en el mercado global. Con una presencia consolidada en los cinco continentes y más de 1 500 000 usuarios que se benefician diariamente de la solución, se adapta a los requisitos normativos específicos de cada mercado, manteniendo un compromiso continuo con la digitalización de los procesos de recursos humanos y ayudando a las instituciones a planificar de una manera más ágil y eficiente, pero sobre todo, más consciente.
