Partner Insight
Artigo: WFM e Food Services
A Merge Time, Lda trabalha há alguns anos na implementação de projetos de Workforce Management (WFM) em conjunto com as empresas dedicadas à restauração, bares e hotelaria desenvolvendo estratégias para melhoria na gestão dos recursos humanos.
Um dos problemas que este setor enfrenta é a rotatividade de pessoal, e pela análise já efetuada nestes anos de consultadoria na área, esta rotatividade pode ser atribuída a uma variedade de fatores entre os quais destacamos: Salários inadequados; Condições de trabalho desfavoráveis com excesso de carga horária; Falta de oportunidade de desenvolvimento pessoal e de competências ligadas à restauração; Falta de reconhecimento e recompensas pela produtividade do trabalho realizado; Cultura organizacional negativa e muitas vezes tóxica sem qualquer comunicação entre os gerentes e a sua equipa; Desafios na Conciliação entre Trabalho e Vida Pessoal; Falta de Formação Adequada para que o funcionário possa melhorar a sua produtividade e assim ser reconhecido; Insatisfação Geral com a gestão e com os colegas de trabalho.
Qualquer umas das situações descritas anteriormente podem levar os funcionários a procurar ambientes mais satisfatórios. Procuramos dar a conhecer estes valores e fatores aos nossos empresários do setor para que possam implementar estratégias e políticas voltadas para a retenção de talentos, visando criar um ambiente de trabalho positivo e atender às necessidades dos funcionários.
O processo que temos desenvolvido junto dos clientes para que o WFM possa ajudar o setor de food services a reduzir a rotatividade é identificado em várias fases mediante o estado de organização que o cliente já possui. O cliente pode já ter uma maturidade na análise de dados da sua operação sobre vendas, clientes, tempos de trabalho em determinadas tarefas, horas de trabalho previstas mediante absenteísmo ou férias, monitorização de horários planeados vs. Horários executados, entre outras informações que podem ajudar a entender melhor o negócio e onde este poderá ser otimizado. Sim, porque cada cliente, o que espera no final do mês é atender bem os clientes para vender mais com o menor custo da sua operação aumentando assim a sua produtividade.
Para tal, tentamos utilizar as ferramentas de WFM que possam apresentar estes dados todos numa única ferramenta e ao alcance de um clique.
Definindo estratégias para:
1. Planeamento de uma Escala semanal ou mensal eficiente
Como:
Utilizando dados históricos de vendas e tráfego de clientes, o WFM pode prever com precisão os períodos de pico e de baixa demanda. Isso permite que os gerentes de restaurantes ajustem as escalas de trabalho de acordo com essa flutuação, garantindo que haja pessoal suficiente durante os momentos movimentados e evitando excesso de pessoal nos períodos mais calmos.
Existem várias formas de utilizar os tempos de trabalho de cada colaborador para evitar o pagamento de horas extraordinárias
2. Alocação de Recursos Adequada
Como:
Ao entender as capacidades e competências específicas dos funcionários, o WFM pode ajudar na alocação eficiente de recursos, garantindo que cada equipa tenha a combinação certa de competências na hora certa com o custo certo para lidar com diferentes situações. Isso aumenta a eficiência operacional e reduz a carga de trabalho desnecessária sobre os funcionários.
3. Melhoria na Comunicação Interna
Como:
A ferramenta permite que os colaboradores possam solicitar trocas de horário ou pedidos de folgas que são apresentados ao seu manager e que na ferramenta tem a possibilidade de simular o pedido e verificar que impacto essa alteração de horário na sua gestão diária. Ao aprovar e lançar essa alteração nos horários, os funcionários recebem essa informação no dispositivo móvel.
Desta forma conseguimos manter os funcionários informados sobre mudanças na programação, políticas e procedimentos, o que pode aumentar a transparência e a satisfação no trabalho.
4. Flexibilidade nas Escalas de Trabalho
Como:
Oferecer flexibilidade nas escalas de trabalho pode ser uma ferramenta valiosa para reter colaboradores. O WFM pode facilitar a gestão de escalas flexíveis, permitindo que os colaboradores tenham mais controle sobre os seus horários. Temos o conceito de humanização das escalas onde o manager antes de lançar o plano de trabalho mensal pode aceitar as alterações de horários dos funcionários para que possam adequar melhor a sua vida pessoal à sua vida profissional
5. Formação e Desenvolvimento de Competências
Como:
O WFM pode ser usado para identificar lacunas nas competências dos funcionários. Ao implementar programas de formação direcionados, os gerentes podem melhorar as competências dos funcionários, aumentando sua satisfação no trabalho e tornando-os mais propensos a permanecer na empresa. Estas horas de formação serão registadas e podemos associar as competências adquiridas para que na escala se verifiquem menos lacunas nos horários de trabalho para as horas em que nos fazem falta funcionários com determinadas competências. Relembro sempre um exemplo das competências linguísticas. Se tiver apenas 2 funcionários que têm competências para falar inglês, se um está de folga e outro está de férias como fazemos o horário quando sabemos que temos uma reserva de mesa para um grupo de ingleses na próxima sexta-feira!
6. Monitorização do Desempenho ou retenção de talentos
Como:
Utilizando dados de desempenho, o WFM pode ajudar os gerentes a identificar e reconhecer o bom desempenho dos colaboradores. O reconhecimento positivo pode aumentar a motivação e a satisfação no trabalho e até aumentar os seus salários porque entendemos que tê-lo na equipa aumentamos as vendas
7. Gestão e atribuição de Turnos Equilibrada
Como:
Evitar excesso de horas extras e garantir que os funcionários tenham um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal é umas das mais valias do WFM, contribuindo para a satisfação dos funcionários e reduzindo o risco de burnout e turnover.
Os funcionários poderão participar na elaboração dos horários de trabalho e verificarem que as alterações sugeridas por eles, a proposta gerada pelo sistema de acordo com as leis laborais e a necessidade do serviço, será um desafio para elaborar as escalas manualmente. O WFM poderá gerar automaticamente uma proposta de horários incluindo todas estas premissas.
Na nossa rubrica Partners Insights, destacamos mensalmente as valiosas contribuições dos nossos parceiros, através de artigos, opiniões e experiências que refletem as mais recentes tendências nos seus setores de atuação.
Este mês, temos o prazer de apresentar um artigo de Nuno Nogueira, CEO da Merge Time.
Este parceiro, especializado em diferentes áreas de negócio e sediado em Portugal, destaca-se pela sua abordagem inovadora e pela excelência na otimização da eficiência e qualidade dos serviços das empresas. A MERGE TIME atua em áreas tão variadas como Retalho Alimentar e Especializado, Saúde, Indústria, Call Centers e Hotelaria.
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