Para líderes de equipa, a capacidade de organizar e otimizar os horários de trabalho é essencial para manter a eficiência, produtividade e a gestão eficaz do fluxo laboral. A aquisição de uma ferramenta de gestão da força de trabalho facilita o processo de geração de horários, cumprimento laboral e outras tarefas fundamentais, mas tão importante quanto a ferramenta, é ter uma equipa de implementação que auxilie a empresa como um todo a sobreviver à mudança.
Gestão da Mudança: como agir?
No atual ambiente empresarial dinâmico, cada vez mais digital, a capacidade de adaptação e de gestão eficaz da mudança é fundamental para o sucesso.
A implementação de novas ferramentas e processos, como um software de gestão da força de trabalho (WFM), apresenta uma série de desafios e oportunidades. No entanto, é crucial abordar essa mudança com cautela e estratégia.
Num artigo publicado na RH Magazine salientou-se que o sucesso na execução de um projeto de Workforce Management está intrinsecamente ligado a uma gestão eficaz da mudança. Destacou-se a importância de adotar métodos ágeis e promover um ambiente colaborativo, flexível e propenso à aprendizagem, elementos essenciais para assegurar um processo dinâmico e ágil, assim como para fomentar uma equipa competente e eficaz.
A equipa de consultores da SISQUAL®WFM assumiu a responsabilidade pela implementação do projeto de WFM na SIBS, uma empresa líder em serviços financeiros em vários países.
A SIBS, adotou o software da SISQUAL® WFM em 2022 e teve grande impacto em seus processos com o SISQUAL®Quality of Life App, ao redefinir a gestão das equipas e fortalecer a comunicação entre líderes e colaboradores.
Como implementar o software WFM com sucesso
Mas afinal, quais são as etapas fundamentais para que o projeto tenha sucesso? Uma estratégia eficaz de gestão de mudanças fornece um plano customizado para transições suaves, garantindo que o processo de transformação seja bem-sucedido.
Para garantir uma transição suave e eficaz para a otimizar processos, principalmente no contexto do WFM, são essenciais alguns passos fundamentais:
- Planeamento detalhado
Antes da implementação, é crucial realizar um planeamento minucioso que inclua a identificação de objetivos claros, a atribuição de funções e responsabilidades e a definição de um calendário detalhado. Isto assegurará uma compreensão clara dos passos a dar e minimizará a possibilidade de contratempos durante o processo de implementação.
- Educação e formação
Fornecer formação completa às equipas de RH (Recursos Humanos) e aos chefes de equipa sobre a utilização do software WFM e os novos processos associados. Isto garantirá que todos estejam equipados com as competências necessárias para utilizar a ferramenta de forma eficaz.
- Comunicação e participação
Comunicar de forma clara e transparente os objetivos da mudança, os benefícios esperados e a forma como esta afetará os colaboradores. O envolvimento das partes interessadas e o incentivo à sua participação ativa no processo de implementação pode levar a uma maior adesão e aceitação da mudança.
- Apoio contínuo
Não basta implementar. É necessário ter sempre uma equipa interna de apoio, treinada e dedicada, para ajudar os utilizadores com quaisquer problemas ou questões que possam surgir durante a transição e posteriormente. A disponibilidade de apoio técnico e formação adicionais garantirá uma adoção bem-sucedida e sustentada do software WFM.
A SIBS é considerada um case de sucesso que ultrapassou a gestão de mudanças e segundo Sérgio Quintela, Manager de Informação de Gestão da SIBS, em um depoimento à Revista RH Magazine, atestou que “o processo de implementação nunca é simples. Um planeamento cuidado, a capacidade de suporte de sistema, especificações direcionadas à necessidade operacional e o foco nas interações com as equipas SISQUAL® WFM são a base para tornar a implementação um sucesso.” Hoje, a adoção de um software WFM e a reestruturação dos processos de gestão da força de trabalho na empresa, oferece uma série de benefícios tangíveis para a organização.
Em suma, a implementação bem-sucedida de um software de gestão da força de trabalho (WFM) não se resume apenas à aquisição da ferramenta, mas requer uma abordagem estratégica e cuidadosa para lidar com a gestão da mudança. É essencial um planejamento detalhado, educação e formação abrangentes, comunicação transparente e participação ativa dos colaboradores, além de um apoio contínuo durante todo o processo.
O exemplo da SIBS destaca a importância desses passos e a necessidade de uma abordagem centrada nas necessidades operacionais e no suporte às equipas. Ao superar os desafios da mudança, as empresas podem colher os benefícios tangíveis de uma gestão eficaz da força de trabalho, promovendo um futuro de sucesso e crescimento sustentável.
Quer saber mais sobre a adoção de um software WFM? Entre em contacto connosco, fique a conhecer o SISQUAL® Quality of Life App e as restantes soluções disponibilizadas pela SISQUAL® WFM.
