En un sector tan exigente como el de la hostelería, garantizar un servicio excelente depende en gran medida de cómo se organizan y gestionan los equipos. En los hoteles del grupo Savoy Signature, situados en el archipiélago de Madeira, en Portugal, la digitalización de la gestión de la plantilla ha transformado los procesos internos y mejorado la eficiencia operativa. Uno de los ejemplos más relevantes es la aplicación de la gestión basada en competencias a los equipos de limpieza de los hoteles Savoy Palace y Savoy The Reserve, mediante la personalización del módulo SISQUAL® Tasks, integrado en SISQUAL® WFM.
El Grupo Savoy es conocido por su posición en el sector hotelero de lujo y por las experiencias de alta calidad que ofrece a sus huéspedes. Con alrededor de 560 habitaciones repartidas en 46 tipos diferentes, cada una con sus propias características y necesidades específicas de limpieza y preparación, la gestión del equipo se vuelve especialmente exigente, sobre todo en las áreas operativas responsables de la preparación de las habitaciones. Esta diversidad implica diferentes tiempos de ejecución, distintos niveles de conocimiento y habilidades adecuadas entre los equipos de limpieza.
La persona adecuada, en el lugar adecuado, en el momento adecuado.
Para hacer frente a este reto, el módulo SISQUAL® Tasks se ha adaptado específicamente a las necesidades del Grupo Savoy, lo que permite gestionar y distribuir las tareas de forma automática basándose en una lógica de gestión de competencias. Cada empleado puede tener cientos de competencias asociadas a diferentes tipos de habitaciones, procedimientos y niveles de especialización. En Savoy, algunos empleados tienen más de 500 competencias registradas en SISQUAL® WFM, lo que refleja la complejidad de sus operaciones.
Basándose en estas habilidades y en los tiempos de limpieza previamente definidos para cada tipo de habitación, la herramienta puede generar automáticamente tareas y asignarlas a los empleados más adecuados. «Esta automatización garantiza una distribución más equilibrada del trabajo y asegura que cada tarea sea realizada por profesionales con las habilidades necesarias», explica Pedro Neves, miembro del equipo de desarrollo de SISQUAL® WFM responsable de personalizar el proyecto.
Otro elemento clave en este proceso es la integración con el sistema de reservas del hotel. A través de la conexión con la API de reservas, SISQUAL® WFM recopila automáticamente información esencial, como el número de habitación, el tipo y los detalles de entrada y salida, lo que le permite calcular el tiempo necesario para preparar cada habitación y distinguir, por ejemplo, las habitaciones que requieren una limpieza completa después de la salida de las que solo necesitan mantenimiento.
Por lo tanto, antes de distribuir las tareas, SISQUAL® WFM utiliza estos datos para determinar el tamaño del equipo, garantizando que los recursos disponibles se ajusten al nivel de ocupación del hotel. El resultado es una gestión mucho más precisa y eficiente de las operaciones diarias.
La reducción del tiempo dedicado a la gestión aumenta la productividad
El impacto de esta transformación fue bastante significativo. La tarea de «planificar y distribuir las habitaciones a los equipos de limpieza, que antes podía llevar unas ocho horas al día, ahora se realiza en aproximadamente treinta minutos», explica Fábio Peixoto, miembro del equipo de entrega responsable de implementar SISQUAL® WFM en la cadena hotelera.
Esta reducción de tiempo no solo disminuyó la carga administrativa, sino que también permitió a los gerentes centrarse en actividades de mayor valor, como la supervisión del equipo y la formación en el puesto de trabajo.
El sistema también comenzó a generar informes detallados sobre las necesidades de limpieza y el estado de las habitaciones, lo que proporcionó a los gerentes una visión en tiempo real de las operaciones y ayudó a mantener altos estándares de calidad en el servicio.
Al invertir en un enfoque basado en datos, habilidades y automatización de procesos, el Savoy Group demuestra cómo la tecnología puede ser un poderoso aliado para aumentar la excelencia operativa en la industria hotelera.
Para SISQUAL® WFM, esta colaboración no solo demuestra la adaptabilidad de la herramienta a diferentes contextos y necesidades, sino que también materializa el creciente compromiso con el sector hotelero, contribuyendo a un uso más eficiente de los recursos, equipos más organizados y una experiencia de mayor calidad para los huéspedes.
